Подход РОСЭКО к управлению проектами

Проект – живая система, требующая внимания и контроля, и именно налаженный процесс по управлению проектами в компании позволяет организовать согласованную работу и достичь запланированных результатов с оптимальным набором используемых ресурсов.

В нашей компании применяется гибридная методология управления проектами, в рамках которой для высокоуровневых задач используется водопадная модель (соблюдается единый поток и четкая последовательность задач), а для низкоуровневых задач – гибкая модель (Agile), используемая для оптимизации и ускорения процесса внутри каждого этапа работ. Данная методология реализуется нами посредством программы MS Project с использованием метода декомпозиции (WBS). Декомпозиция работ производится по ключевым результатам проекта, которые выносятся на верхний уровень для того, чтобы заказчик точно видел, что он получит по завершению проекта.

Основные этапы управления проектами в компании:

1. Этап инициации – на данном этапе происходит оценка перспективы проекта с учетом разных ракурсов бизнеса, принимается решение о том, стоит ли браться за данный проект, какую выгоду и интерес он принесет компании.
2. Этап планирования – происходит подробное планирование и оценка всех составляющих проекта: бюджет, время, ресурсы, риски; устанавливаются конкретные цели и контрольные точки для возможности отслеживания прогресса проекта. Наши ключевые действия в рамках данного этапа:

   - проведение стартового совещания с заказчиком, на котором определяем основную стратегию, цели и ключевые моменты проекта.

   - максимальное вовлечение команды в планирование – обсуждаем с каждым участником сроки, риски, оцениваем «подводные камни» проекта;

   - осуществление планирования с учетом опыта прошлых проектов на основании сводной таблицы рисков и с применением чек-листов.

   

   - формирование максимально детального графика в MS Project с обозначением «подводных камней», контрольных точек проекта, загрузки ресурсов. При формировании графика мы используем метод критического пути проекта (CPM), позволяющий выделить задачи, от срока реализации которых зависит общий срок завершения проекта. Проект невозможно выполнить ранее, чем будут выполнены задачи, находящиеся на критическом пути, поэтому они требуют особого внимания. Если даже одна из таких задач будет задержана, будет задержан весь проект, в целом.

   

   - создание плана управления рисками по проекту с классификацией и ранжированием рисков по значимости и вероятности их наступления.

   

   - формирование детального графика по обмену заданиями между участниками проекта, обязательное согласование данного документа внутри команды.

   

   - формирование стандартов проекта, требований к результату работ (EIR, BEP, ТЗ).

   - направление участникам проектов материалов из нашей базы знаний, инструкций, стандартов – с целью создания единых для всех участников требований к качеству выполняемых работ;

   - проведение стартового совещания с командой, на котором рассказываем всем участникам о целях, сроках и главных ценностях проекта.

3. Этап исполнения – происходит непосредственное выполнение задач, поставленных на этапе планирования, следование намеченной стратегии. Для успешной реализации данного этапа необходима согласованность действий и всех членов команды, поэтому мы придерживаемся следующих шагов:

   - проведение еженедельных совещаний с командой и обсуждение критичных моментов с использованием доски в Trello, проведение мозгового штурма в Miro;

   

   - работа в рамках единого информационного поля: создание плана коммуникаций, формирование удобных каналов обмена информацией (в т.ч. группы в мессенджерах);

   - использование единой платформы для хранения, обмена информацией - BIM360, таблицы в Google-документах, базы данных в Airtable, Bitrix

   

4. Этап контроля – проводится постоянный мониторинг за исполнением проекта и его показателями. Данный этап очень важен с точки зрения возможности своевременного выявления критичных проблем проекта и оперативного реагирования для их решения, в чем помогает использование следующих мероприятий:

   - ежедневный контроль выполнения поставленных задач внутри команды с применением программ: Trello, Bitrix, Outlook.

   

   - еженедельный контроль полученных согласований, исходных данных от Заказчика, дополнительное информирование в случае задержки предоставления данных;

   - еженедельный контроль графика с проведением план-фактного анализа с целью выявления причин отклонений по срокам;

   - ежемесячный контроль бюджета проекта с применением корректирующих мероприятий (выставление доп.работ заказчику, оптимизация затрат и пр.);

   - ежемесячный контроль рисков на предмет реализовавшихся/новых/неактуальных, оценка их влияния на проект.

5. Этап завершения – сладостный момент окончания работ, но требующий также внимания. На данном этапе необходимо подвести итоги проекта, для чего мы выполняем следующие действия:

   - подготавливаем план-фактный анализ показателей проекта (прибыль, затраты, сроки работ);

   - проводим финальное совещание с командой, делаем выводы о положительном и отрицательном опыте по проекту с фиксацией в итоговом протоколе;

   - формируем финальную таблицу рисков по проекту с указанием реализовавшихся рисков и оказанном ими влиянии на проект;

   - получаем обратную связь от заказчика с оценкой качества реализованного проекта.